Administrative Regulation Community Use of School Facilities
Regulación administrativa Uso comunitario de las instalaciones escolares
I. It shall be the policy of the District to provide and encourage the use of school facilities for the use of any cultural, social or civic group when such use, in the opinion of the Board of Education, is to benefit the community. School facilities shall not be used for promulgating any theory or doctrine subversive to the laws of the United States or any political subdivision thereof, or advocating governmental changes by violence; or for any activity that may violate the canons of good morals, manners or taste, or be injurious to the buildings, grounds, or equipment.
II. All requests for use of school facilities shall be submitted to the Business Services Department on forms supplied by the School District, not less than ten (10) days prior to the date for which the facility is requested. Use of the facilities may be denied when less than fifty percent (50%) of the proposed users are residents of the School District, or if the user is delinquent in paying fees due to District 59. The discretion of the Director of Buildings and Grounds shall be the determining factor in cases of questions related to establishing a rental fee for a group using a school facility. The scheduling of use of school facilities shall be the responsibility of the School District.
III. Continued use of facilities by an organization shall be contingent upon the observance of all rules and regulations as prescribed by the Board of Education.
IV. No key for any building or any facility within a building shall be provided for other than Board of Education members or employees unless previously approved through contractual arrangements with District 59. A Board of Education member or employee must be present within the building at its time of use.
V. Definition of groups using school facilities in priority: (The following pertains to individuals or organizations residing within School District 59 boundaries). While rental permits are issued on a priority basis, Business Services reserves the right to limit the number of permits issued to one organization if it is determined to unnecessarily limit use by other priority groups.
A. Any group organized under Board of Education jurisdiction such as PTA, PTO, Band and Orchestra Parent Boosters, the District 59 Education Foundation, district-sponsored evening classes, clubs, student and school-related organizations, etc., shall be allowed rent-free use of school facilities for meetings or other school-related activities.
B. The Arlington Heights Park District, Elk Grove Park District, and Mount Prospect Park Districts shall be allowed rent-free use of school facilities for park district sponsored programs for residents of the school district (Monday through Friday until 9:00 p.m.). Park district sponsorship status must be confirmed prior to a permit being issued. Adult supervision must be provided during the time when a school facility is used for a park district sponsored program.
C. Scout organizations, civic and charitable organizations, churches, community groups, parent groups and tutors (for District 59 students only) sponsored by groups organized under Board of Education jurisdiction, such as PTA, PTO, Band and Orchestra Parent Boosters shall be allowed rent-free use of school facilities subject to conditions specified in the Administration Regulation.
D. The following group/organizations will pay to use school facilities:
1. Any group that charges admission shall pay the cost of operating the space and the attendant set-up and equipment use charges.
2. Any group with a majority of participants who do not reside in District 59.
3. Any adult group or individual that collects fees, dues, or payment from participants, except parent-school organizations.
4. Any child or youth oriented group under adult sponsorship that uses the building to offer paid instruction.
5. Any group, including park districts, using a building on a day outside the regular
school calendar, and any group desiring to continue use after 9:00 p.m. on a school
day, or a time when the custodian is not regularly scheduled to be on duty.
6. Any group conducting a fund raising event shall pay:
a. during the time of event.
b. during the time when the event is being prepared and dismantled.
7. For all elections.
VI. Regulations and Restrictions
All usage of school facilities will be subject to board policies, including but not limited to 7.330 Student Use of Buildings, 8.20 Community Use of School Facilities, and 8.30 Conduct on School Property, and these administrative regulations.
A. The Superintendent or his designee shall require criminal background checks at the individual’s expense in instances where there is direct, daily contact with students and where the individual is not an employee of the district, such as Booster-sponsored music tutors.
B. The group using a facility is responsible for any damages that occur to any facility and is required to leave the facility in a clean and orderly condition. The Director of Buildings and Grounds may require reasonable assurance of the recovery of damages caused by the user as well as evidence of sufficient liability insurance. All organizations participating in the use of school property shall agree to save and hold harmless School District 59, Cook County, Illinois, the Board of Education, and its members, and to assume responsibility for, and defend at its own expense, all claims for damage to property and persons, including medical expense, for injuries incurred and arising incidental to the use of the facility involved; it being further understood and agreed that School District 59 assumes no obligation or responsibility in connection with the use of the facility. All organizations participating in the use of school property shall further agree to assume all cost of damage to the building and/or contents. The District retains the right to refuse the issuance of a permit if documentation of appropriate insurance coverage is not provided.
C. Electrical equipment cannot be used without specific approval of the building principal. Application for such approval shall be made when submitting application for rental of a school facility.
D. Use of materials on floors, walls or other parts of the building is prohibited without specific approval of the building principal.
E. Decorations shall be erected in a manner that will not be destructive to school property. Fire and safety regulations shall be followed at all times; and decorations shall meet the approval of the building principal.
F. When admission is to be collected or fees are to be paid, the organization making application shall assume all responsibility.
G. All advertising except that incidental to the program, and all sales merchandise, printed matter or other materials connected with any meeting are forbidden on school premises except by approval of the building principal.
H. All buildings shall be vacated by 9:00 p.m. No facility shall be rented past 9:00 p.m..
I. Applicants shall supply any special supervision needed, i.e., police protection, parking supervision, etc., as determined by the Director of Buildings and Grounds.
J. Children attending an event must be under constant adult supervision 21 years or older.
K. Permits are not transferable. An estimate of rental fees and service charges shall be determined in advance. Reservations shall be canceled at least 24 hours in advance or the responsible organization will be charged for use of the facility.
L. No liquids or refreshments are to be served in Junior High School gymnasiums.
M. Gambling or other games of chance are prohibited in School District 59 schools. On occasion, and with permission of the Administration, a parent organization may include a game of chance as part of a fund raising activity where the school and/or school district will be a direct recipient of the fund raising activity.
N. Alcoholic beverages are not permitted on school property.
O. No smoking is permitted in any facility or on property owned by the school district.
P. Fire exits, doorways, and hallways are to be kept passable at all times.
Q. The applicant must be 21 or more years of age and shall be required to provide identification and authorization to rent on behalf of his/her organization.
R. Equipment to be brought onto the premises by the user is to be listed on the application, is to be acceptable to the building principal, and must be removed immediately following use of the facility.
S. School facilities are not available on weekends, holidays, or vacation periods unless special use permission is granted by the Director of Building and Grounds.
T. Violation of any regulation or restriction will result in the revocation of a permit and/or prevent subsequent granting of use of school facilities. The District reserves the right to rescind permits in cases of violations. Authorized District staff shall make the determination of a violation and all decisions will be final.
VII. How to make application for use of school facilities.
A. Applications are available from the Business Services Department, 1001 Leicester Road, Elk Grove Village, or from the District’s website, and must be filed at least 10 days prior to the date of use. The application must be completed in its entirety. All required documentation must be provided prior to the issuance of a permit.
B. Payment of rental fees must be paid within thirty (30) days of billing notice.
C. After the application has been approved, a permit is sent to the principal of the designated building for approval, then returned to the Business Services Department to forward to the organization making the application.
D. Rates and charges for use of school facilities shall be according to the schedule herein and shall be uniformly applicable to all organizations/individuals renting school facilities.
VIII. Building Rental Rates and Charges
A. For the use of buildings within the official school calendar, the charges shall be fixed by the Superintendent of Schools, at the reasonable cost of labor for operating the space used. The Superintendent shall annually present the schedule of charges to the Board of Education for review and approval.
B. For the use of buildings on days outside of the regular school calendar, charges shall be fixed as in (A.) above, except that a minimum charge of three hours shall be established.
C. Reasonable charges shall be made for use of special services or equipment.
D. For groups being charged a rental fee, the rate established for 2013/14 is as follows:
Building Rental Rates
(Rate based upon 3 hour unit of time)
Rental Unit Fee
Auditorium $200.00
Classroom (rental per room) $ 75.00
Multi-Purpose Room – Elementary $125.00
Gym – Elementary $125.00
Multi-Purpose Room – Junior High School $200.00
Gym – Junior High School $200.00
Additional fee for air conditioning (if applicable) $ xx.xx
LMC & Computer Lab **Not Available on a Rental Basis**
In addition to the costs for the use of a room(s), an hourly charge of $30.85 for the custodian’s time spent preparing for and cleaning up after the usage, and for attendance in the building during the time the building is open for the renter. This hourly charge shall be 1.5 times the amount on Saturday and double the rate on Sunday and 3.5 times the rate on holidays.
1. In the event there may be more than one building renter using a facility at the same time, the custodial charge will be prorated between the agencies.
2. Checks are to be made payable to Community Consolidated School District 59.
E. For those groups not being charged room rental, no custodial fees will be charged for times when a custodian is on duty during rental of a school facility. If, however, a custodian is not scheduled to be on duty during a time of a building usage, or for activities running after 9:00 p.m. or regular school days, then the hourly custodial fee will be in accordance with the approved Building Rental Program rates as approved annually by the Board of Education.
Adopted: July 13, 1998
Revised: June 26, 2000; July 9, 2001; July 8, 2002; July 14, 2003; May 10, 2004;
April 17, 2006; August 27, 2007; June 30, 2008; Jan. 1, 2009; May 26, 2009; May 24,
2010; May 23, 2011; May 29, 2012; May 28, 2013
I. Será la política del Distrito proporcionar y alentar el uso de instalaciones escolares para el uso de cualquier grupo cultural, social o cívico cuando dicho uso, en opinión de la Junta de Educación, beneficie a la comunidad. Las instalaciones escolares no se utilizarán para promulgar ninguna teoría o doctrina subversiva a las leyes de los Estados Unidos o cualquier subdivisión política de las mismas, ni para defender los cambios gubernamentales por la violencia; o para cualquier actividad que pueda violar los cánones de buena moral, modales o gusto, o ser perjudicial para los edificios, terrenos o equipos.
II. Todas las solicitudes de uso de las instalaciones escolares deberán presentarse al Departamento de Servicios Comerciales en formularios provistos por el Distrito Escolar, no menos de diez (10) días antes de la fecha para la cual se solicita la instalación. El uso de las instalaciones puede ser denegado cuando menos del cincuenta por ciento (50%) de los usuarios propuestos son residentes del Distrito Escolar, o si el usuario está atrasado en el pago de tarifas debido al Distrito 59. La discreción del Director de Edificios y Terrenos deberá ser el factor determinante en casos de preguntas relacionadas con el establecimiento de una tarifa de alquiler para un grupo que usa una instalación escolar. La programación del uso de las instalaciones escolares será responsabilidad del Distrito Escolar.
III. El uso continuo de las instalaciones por parte de una organización dependerá de la observancia de todas las reglas y reglamentos según lo prescrito por la Junta de Educación.
IV. No se proporcionará ninguna llave para ningún edificio o instalación dentro de un edificio para miembros o empleados de la Junta de Educación a menos que se apruebe previamente mediante acuerdos contractuales con el Distrito 59. Un miembro o empleado de la Junta de Educación debe estar presente en el edificio en el momento de utilizar.
V. Definición de grupos que usan las instalaciones escolares en prioridad: (Lo siguiente se refiere a individuos u organizaciones que residen dentro de los límites del Distrito Escolar 59). Si bien los permisos de alquiler se emiten con carácter prioritario, Business Services se reserva el derecho de limitar el número de permisos emitidos a una organización si se determina que limitan innecesariamente el uso de otros grupos prioritarios.
A. Cualquier grupo organizado bajo la jurisdicción de la Junta de Educación como PTA, PTO, Band and Orchestra Parent Boosters, la Fundación de Educación del Distrito 59, clases nocturnas patrocinadas por el distrito, clubes, organizaciones estudiantiles y relacionadas con la escuela, etc., se les permitirá alquilar – uso gratuito de las instalaciones escolares para reuniones u otras actividades relacionadas con la escuela.
B. El Distrito de Parques Arlington Heights, el Distrito de Elk Grove Park y los Distritos de Mount Prospect Park tendrán permitido el uso sin recargo de las instalaciones escolares para los programas patrocinados por el distrito del parque para los residentes del distrito escolar (de lunes a viernes hasta las 9:00 p.m.). El estado de patrocinio del distrito de parques debe ser confirmado antes de que se emita un permiso. Se debe proporcionar supervisión de un adulto durante el tiempo en que se use una instalación escolar para un programa patrocinado por el distrito del parque.
C. Las organizaciones Scout, organizaciones cívicas y caritativas, iglesias, grupos comunitarios, grupos de padres y tutores (para estudiantes del Distrito 59 únicamente) patrocinados por grupos organizados bajo la jurisdicción de la Junta de Educación, como PTA, PTO, Band and Orchestra Parent Boosters se les permitirá el uso sin recargo de las instalaciones escolares sujeto a las condiciones especificadas en el Reglamento de la Administración.
D. El siguiente grupo/organizaciones pagará para usar las instalaciones de la escuela:
1. Cualquier grupo que cobra la entrada deberá pagar el costo de operar el espacio y los cargos de instalación y uso del equipo.
2. Cualquier grupo con una mayoría de participantes que no residan en el Distrito 59.
3. Cualquier grupo o individuo adulto que cobre honorarios, cuotas o pagos de los participantes, excepto las organizaciones de padres y escuela.
4. Cualquier grupo orientado a niños o jóvenes bajo el patrocinio de un adulto que usa el edificio para ofrecer instrucción paga.
5. Cualquier grupo, incluidos los distritos del parque, que usan un edificio en un día fuera del calendario escolar y cualquier grupo que desee continuar el uso después de las 9:00 p.m. en una día escolar, o un momento en que el custodio no está regularmente programado para estar de servicio.
6. Cualquier grupo que realice un evento de recaudación de fondos deberá pagar:
a. durante el tiempo del evento.
segundo. durante el tiempo cuando el evento se está preparando y desmantelando.
7. Para todas las elecciones.
VI. Regulaciones y restricciones
Todo el uso de las instalaciones escolares estará sujeto a las políticas de la junta, que incluyen, entre otros, el 7.330 Uso de edificios por parte de los estudiantes, 8.20 Uso comunitario de instalaciones escolares y 8.30 Conducta en propiedad escolar, y estas normas administrativas.
A. El Superintendente o su designado deberán exigir verificación de antecedentes penales a expensas del individuo en los casos en que haya contacto directo y diario con los estudiantes y cuando el individuo no sea un empleado del distrito, como los tutores de música patrocinados por Booster.
B. El grupo que usa una instalación es responsable por los daños que ocurran en cualquier instalación y se requiere que se vaya de la instalación en condiciones limpias y ordenadas. El Director de Edificios y Terrenos puede exigir una garantía razonable de la recuperación de los daños causados por el usuario, así como evidencia de un seguro de responsabilidad civil suficiente. Todas las organizaciones que participen en el uso de la propiedad de la escuela acordarán guardar y mantener indemne al Distrito Escolar 59, el Condado de Cook, Illinois, la Junta de Educación y sus miembros, y asumir la responsabilidad y defender, a su propio costo, todos los reclamos de daños a la propiedad y personas, incluyendo gastos médicos, por lesiones incurridas y que surjan de manera accesoria al uso de la instalación involucrada; se entiende y acuerda que el Distrito Escolar 59 no asume ninguna obligación o responsabilidad en relación con el uso de la instalación. Todas las organizaciones que participen en el uso de la propiedad de la escuela deberán además aceptar asumir todos los costos de daño al edificio y / o al contenido. El Distrito se reserva el derecho de rechazar la emisión de un permiso si no se proporciona la documentación de la cobertura de seguro adecuada.
C. El equipo eléctrico no se puede usar sin la aprobación específica del director del edificio. La solicitud para dicha aprobación debe hacerse al presentar la solicitud de alquiler de una instalación escolar.
D. El uso de materiales en pisos, paredes u otras partes del edificio está prohibido sin la aprobación específica del director del edificio.
E. Las decoraciones se deben levantar de una manera que no sea destructiva para la propiedad de la escuela. Se deben seguir las regulaciones de fuego y seguridad en todo momento; y las decoraciones deberán cumplir con la aprobación del director del edificio.
F. Cuando la admisión debe ser cobrada o las tarifas deben ser pagadas, la organización que hace la solicitud asumirá toda la responsabilidad.
G. Toda publicidad excepto la relacionada con el programa, y toda la mercancía de ventas, material impreso u otros materiales relacionados con cualquier reunión están prohibidos en las instalaciones de la escuela excepto por la aprobación del director del edificio.
H. Todos los edificios deberán estar desocupados antes de las 9:00 p.m. Ninguna instalación se debe alquilar después de las 9:00 p.m ..
I. Los solicitantes deberán proporcionar cualquier supervisión especial necesaria, es decir, protección policial, supervisión de estacionamiento, etc., según lo determine el Director de Edificios y Terrenos.
J. Los niños que asisten a un evento deben estar bajo constante supervisión de un adulto de 21 años o más.
K. Los permisos no son transferibles. Se debe determinar con anticipación una estimación de las tarifas de alquiler y los cargos por servicio. Las reservas se cancelarán con al menos 24 horas de anticipación o se cobrará a la organización responsable por el uso de la instalación.
L. No se servirán líquidos o refrigerios en los gimnasios de la escuela secundaria.
M. Gambling u otros juegos de azar están prohibidos en las escuelas del Distrito Escolar 59. En ocasiones, y con el permiso de la Administración, una organización matriz puede incluir un juego de azar como parte de una actividad de recaudación de fondos en la que la escuela y/o el distrito escolar serán destinatarios directos de la actividad de recaudación de fondos.
N. Las bebidas alcohólicas no están permitidas en la propiedad de la escuela.
O. No se permite fumar en ninguna instalación o en propiedad del distrito escolar.
P. Las salidas de incendios, puertas y pasillos deben mantenerse transitables en todo momento.
Q. El solicitante debe tener 21 años o más y se le debe exigir que presente una identificación y autorización para alquilar en nombre de su organización.
R. El equipo que el usuario debe traer al local debe figurar en la solicitud, debe ser aceptable para el director del edificio y debe retirarse inmediatamente después del uso de la instalación.
S. Las instalaciones escolares no están disponibles los fines de semana, días feriados o períodos de vacaciones, a menos que el Director de edificios y terreno otorgue un permiso de uso especial.
T. La violación de cualquier regulación o restricción dará como resultado la revocación de un permiso y/o evitará el posterior otorgamiento del uso de las instalaciones escolares. El Distrito se reserva el derecho de rescindir permisos en casos de violaciones. El personal autorizado del Distrito hará la determinación de una violación y todas las decisiones serán definitivas.
VII. Cómo hacer una solicitud para el uso de las instalaciones de la escuela.
A. Las solicitudes están disponibles en el Departamento de Servicios Comerciales,1001 Leicester Road, Elk Grove Village, o en el sitio web del Distrito, y deben presentarse al menos 10 días antes de la fecha de uso. La aplicación debe completarse en su totalidad. Toda la documentación requerida debe ser proporcionada antes de la emisión de un permiso.
B. El pago de las tarifas de alquiler debe pagarse dentro de los treinta (30) días posteriores al aviso de facturación.
C. Después de que se aprueba la solicitud, se envía un permiso al director del edificio designado para su aprobación, luego se devuelve al Departamento de Servicios Comerciales para que se lo envíe a la organización que realiza la solicitud.
D. Las tarifas y cargos por el uso de las instalaciones de la escuela serán de acuerdo con el cronograma del presente y serán uniformemente aplicables a todas las organizaciones/individuos que alquilen instalaciones escolares.
VIII. Tarifas de alquiler y cargos de edificios
A. Para el uso de edificios dentro del calendario escolar oficial, los cargos serán fijados por el Superintendente de Escuelas, a un costo razonable de mano de obra para operar el espacio utilizado. El Superintendente deberá presentar anualmente el cronograma de los cargos a la Junta de Educación para su revisión y aprobación.
B. Para el uso de edificios en días fuera del calendario escolar regular, los cargos se fijarán como en (A.) arriba, excepto que se establecerá un cargo mínimo de tres horas.
C. Se deben hacer cargos razonables por el uso de servicios o equipos especiales.
D. Para los grupos a los que se les cobra una tarifa de alquiler, la tarifa establecida para 2013/14 es la siguiente:
tarifas de alquiler de edificio
(Tasa basada en una unidad de tiempo de 3 horas)
Tarifa de la unidad de alquiler
Auditorio $ 200.00
Salón (alquiler por habitación) $ 75.00
Salón multiuso – Primaria $ 125.00
Gimnasio – Primaria $ 125.00
Salón multiuso – Escuela secundaria $ 200.00
Gimnasio – Escuela secundaria $ 200.00
Tarifa adicional por aire acondicionado (si corresponde) $ xx.xx
LMC & Computer Lab ** No disponible en una base de alquiler **
Además de los costos por el uso de una habitación(es), un cargo por hora de $30.85 por el tiempo de custodia dedicado a la preparación y limpieza después del uso, y por la asistencia al edificio durante el tiempo en que el edificio está abierto para el arrendatario. Este cargo por hora será 1.5 veces el monto del sábado y el doble de la tarifa del domingo y 3.5 veces la tasa en días feriados.
1. En el caso de que haya más de un inquilino de un edificio que use una instalación al mismo tiempo, el cargo de custodia se prorrateará entre las agencias.
2. Los cheques deben hacerse a nombre de Community Consolidated School District 59.
E. Para aquellos grupos a los que no se les cobra el alquiler de la habitación, no se cobrarán cargos de custodia por los horarios en que un conserje está de servicio durante el alquiler de una instalación escolar. Sin embargo, si un conserje no está programado para estar de servicio durante un tiempo de uso del edificio, o para actividades que se ejecutan después de las 9:00 p.m. o días escolares regulares, entonces la tarifa de custodia por hora será de acuerdo con las tarifas aprobadas del Programa de Alquiler de Edificios aprobadas anualmente por la Junta de Educación.
Adoptado: 13 de julio de 1998
Revisado: 26 de junio de 2000; 9 de julio de 2001; 8 de julio de 2002; 14 de julio de 2003; 10 de mayo de 2004;
17 de abril de 2006; 27 de agosto de 2007; 30 de junio de 2008; 1 de enero de 2009; 26 de mayo de 2009; Mayo 24,
2010; 23 de mayo de 2011; 29 de mayo de 2012; 28 de mayo de 2013
