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Student RecordsArchivos de los estudiantes

Student Records Defined

A student record is any writing or other information concerning a student and by which a student may be individually identified maintained by the District or at its direction, or by an employee of the District, except records kept: (1) in a school staff member’s sole possession destroyed not later than the student’s graduation or permanent withdrawal, and not accessible or revealed to any other person except a temporary substitute teacher, or (2) by law enforcement officials working in the school. The confidentiality of student records is governed by the Family and Educational Rights and Privacy Act (“FERPA”), as well as the Illinois School Student Records (“ISSRA”) Act.


Maintenance of School Student Records

The District maintains two types of school records for each student: permanent records and temporary records. These records may be integrated.

The permanent record shall include:

  • a. basic identifying information, including the student’s name, address, birth date and place, gender and the names and addresses of the student’s parents/guardians
  • b. academic transcripts
  • c. attendance record
  • d. Health Record (medical documentation necessary for enrollment and proof of dental exams) and
  • e. information pertaining to release of this record

No other information shall be placed in the permanent record. The permanent record shall be maintained for at least 60 years after the student has graduated, permanently withdrawn, or transferred from the District.

“Student Temporary Record” means all information not required to be in the student permanent record and shall consist of the following:

  • a. A record of release of temporary record information
  • b. Scores received on the State assessment tests administered in the elementary grade levels (i.e., kindergarten through grade 8)
  • c. The completed home language survey form
  • d. Information regarding serious disciplinary infractions (i.e., those involving drugs, weapons, or bodily harm to another) that resulted in expulsion, suspension or the imposition of punishment or sanction
  • e. Information provided under Section 8.6 of the Abused and Neglected Child Reporting Act which report DCFS wrote that abuse or neglect to a student was “founded”
  • f. Any biometric information that is collected in accordance with Section 10-20.40 or 34-18.34 of the school code
  • g. Health-related information
  • h. Accident reports
  • i. Family background information
  • j. Intelligence test scores
  • k. Reports of psychological evaluations, including information on intelligence, personality and academic information obtained through test administration, observation, or interviews
  • l. Elementary and secondary achievement level test results
  • m. Participation in extracurricular activities, including and offices held in school-sponsored clubs or organization
  • n. Honors and awards received
  • o. Teacher anecdotal records
  • p. Other disciplinary information
  • q. Special education records
  • r. Records associated with plans developed under Section 504 of the Rehabilitation Act of 1973, and any verified reports or information from non-educational persons, agencies or organizations of clear relevance to the education of the student.
  • s. Information in the temporary record will indicate authorship and date. The District will maintain the student’s temporary record for at least 5 years after the student has transferred, graduated, or permanently withdrawn from the District. Temporary records that may be of continued assistance to a student with disabilities who graduates or permanently withdraws from the District, may, after 5 years, be transferred to the parent(s)/guardian(s) or to the student, if the student has succeeded to the rights of the parent(s)/guardian(s). The school shall explain to the student and the parents the future usefulness of these records.

The Building Principal shall be responsible for the maintenance of a student’s permanent or temporary records while a child is enrolled in school. Upon a student’s graduation, transfer, or permanent withdrawal, the Building Principal or designee shall notify the parent(s)/guardian(s) and the student when the student’s permanent and temporary school records are scheduled to be destroyed and of their right to request a copy of such records. The Building Principal will coordinate the transfer of the student records to the Educational Services Department for retention, duplication and scheduled destruction as per ISSRA. Student records shall be reviewed at least every 4 years, or upon a student’s change in attendance centers, whichever occurs first, to verify entries and correct inaccurate information.


Access to Student Records

The District shall grant access to student records as follows:

1) Neither the District nor any of its employees shall release, disclose, or grant access to information found in any student record except under the conditions set forth in the Illinois School Student Records Act.

2) The parent(s)/guardian(s) of a student under 18 years of age, or designee, shall be entitled to inspect and copy information in the child’s school records; a student less than 18 years old may inspect or copy information in the student’s permanent school record. Such requests shall be made in writing and directed to the records custodian. Access to the records shall be granted within 10 school days of the District’s receipt of such a request.
Where the parents/guardians are divorced or separated, both shall be permitted to inspect and copy the student’s school records unless a court order indicates otherwise. The District shall send copies of the following to both parents/guardians at either one’s request, unless a court order indicates otherwise:

a. Academic progress reports or records,
b. Health reports,
c. Notices of parent-teacher conferences,
d. School calendars distributed to parents/guardians, and
e. Notices about open houses, graduations, and other major school events including pupil-parent(s)/guardian(s) interaction.

When the student reaches 18 years of age, graduates from high school, marries, or enters military service all rights and privileges accorded to a parent(s)/ guardian(s) become exclusively those of the student.

3) The District may grant access to or release information from student records to employees or officials of the District or the Illinois State Board of Education with a current, demonstrable, educational or administrative interest in the student, in furtherance of such interest without parental/guardian consent or notification. Access in such cases shall be limited to the satisfaction of that need.

4) The District may grant access to or release information from student records without parental/guardian consent or notification to any person for the purpose of research, statistical reporting, or planning, provided that no student or parent(s)/guardian(s) can be identified from the information released, and the person to whom the information is released signs an affidavit agreeing to comply with all applicable statutes and rules pertaining to school student records.

5) The District shall grant access to or release information from a student’s records pursuant to a court order, provided that the parent(s)/guardian(s) shall be given prompt written notice upon receipt of such order’s terms, the nature and substance of the information proposed to be released, and an opportunity to inspect and copy such records and to challenge their contents. However, the District will comply with an ex parte court order requiring it to permit the U.S. Attorney General or designee to have access to a student’s school records without notice to or the consent of the student’s parent(s)/guardian(s).

6) The District shall grant access to or release information from any student record as specifically required by federal or State law, as long as the District notifies the parent/guardian or eligible student, in writing, prior to the release, of the nature and substance of the information proposed to be released and of the right to inspect, copy, and challenge the contents. Such notice is sufficient if published in a local newspaper of general circulation or other publication directed generally to parents involved where the release of information relates to more than 25 students.

7) The District shall grant access to or release information from any student record pursuant to court order, provided that the parent/guardian or eligible student is given prompt written notice upon the District’s receipt of such order, the terms of such order, the nature and substance of the information proposed to be released in compliance with such order, and an opportunity to challenge their contents.

8) The District shall grant access to or release information from student records to any person possessing a written dated consent, signed by the parent(s)/guardian(s) or eligible student with particularity as to whom the records may be released, the information or record to be released, and the reason for the release. One copy of the consent form will be kept in the records and one copy shall be mailed to the parent(s)/guardian(s) or eligible student by the Superintendent. Whenever the District requests the consent to release certain records, the records custodian shall inform the parent(s)/guardian(s) or eligible student of the right to limit such consent to specific portions of information in the records.

9) The District may release student records to the records custodian of another Illinois school, or an official with similar responsibilities in a non-Illinois school, in which the student has enrolled or intends to enroll, upon written request from such official, provided, however, the District notifies the parent/guardian or eligible student prior to the release of the nature and substance of the information proposed to be released and the right to inspect, copy and challenge the contents.

10) The District may release student records or information in connection with an emergency without parental consent if the knowledge of such information is necessary to protect the health or safety of the student or other persons. The records custodian shall make this decision taking into consideration the nature of the emergency, the seriousness of the threat to the health or safety of the student or other persons, the need for such records to meet the emergency, and whether the persons to whom such records are released are in a position to deal with the emergency. The District shall notify the parent(s)/guardian(s) or eligible student as soon as possible of the information released, the date of the release, the person, agency or organization to which the release was made, and the purpose of the release.

11) The District shall grant access to or release information from student records to juvenile authorities when necessary for the discharge of their official duties upon their request before the student’s adjudication, provided they certify in writing that the information will not be disclosed to any other party except as provided under law or order of court. “Juvenile authorities” means: (a) circuit court judge and court staff members designated by the judge; (b) parties to the proceedings under the Juvenile Court Act of 1987 and their attorneys; (c) probation officers and court appointed advocates for the juvenile authorized by the judge hearing the case; (d) any individual, public or private agency having court-ordered custody of the child; (e) any individual, public or private agency providing education, medical or mental health service to the child when the requested information is needed to determine the appropriate service or treatment for the minor; (f) any potential placement provider when such release is authorized by the court to determine the appropriateness of the potential placement; (g) law enforcement officers and prosecutors; (h) adult and juvenile prisoner review boards; (i) authorized military personnel; and (j) individuals authorized by court.

12) The District shall release student record information to a governmental agency or social service agency contracted by a governmental agency, in furtherance of an investigation of a student’s school attendance pursuant to the Illinois compulsory student attendance laws provided that the records are released to the employee or agent designated by the agency.

13) The District shall grant access to or release information from student records to SHOCAP (Serious Habitual Offender Comprehensive Action Program) committee member, provided that:

a. the committee member is a state or local official or authority, as used within the meaning of the Family Educational Rights and Privacy Act,

b. the disclosure’s purpose is limited to identifying serious habitual juvenile offenders and matching those offenders with community resources pursuant to Section 5-145 of the Juvenile Court Act of 1987, and

c. the release, transfer, disclosure or dissemination consistent with the Family Educational Rights and Privacy Act.

The District shall grant access to or release information from student records to the Department of Healthcare and Family Services in furtherance of the requirements of the Illinois School Code and the School Breakfast and Lunch Program Act.

The District shall grant access to or release information from student records to the State Board or another State government agency in order to evaluate or audit federal and State programs or perform research and planning, but only to the extent that the release, transfer, disclosure, or dissemination is consistent with the Family Educational Rights and Privacy Act.

14) The District charges $.35 per page for copying information in the student’s records. No parent(s)/guardian(s) or student shall be precluded from copying information because of financial hardship.

15) Except as provided below, a record of all releases of information from student records (including all instances of access granted whether or not records were copied) shall be kept and maintained as part of such records. This record shall be maintained for the life of the student record and shall be accessible only to the parent(s)/guardian(s) or eligible student, records custodian, or other person. The record of release shall include:

a. information released or made accessible,

b. the name and signature of the records custodian,

c. the name and position of the person obtaining the release or access,

d. the date of the release or grant of access, and

e. a copy of any consent to such release.

No record of a disclosure is maintained when records are disclosed according to the terms of an ex parte order.


Orders of Protection

Upon receipt of a court order of protection, the building Principal shall file it in the records of a child who is the “protected person” under the order of protection. No information or records shall be released to the Respondent named in the order of protection. When a child who is a “protected person” under an order of protection transfers to public or private school, or as soon as possible, the Building Principal shall, at the written request of the Petitioner, provide within 24 hours of the transfer or as soon as possible, written notice of the order of protection, along with a certified copy of the order to the school to which the child is transferring.


Directory Information

The District may release certain directory information regarding students, except that parent(s)/guardian(s) may prohibit such a release. Directory information shall be limited to:

  • a. name
  • b. address
  • c. gender
  • d. grade level
  • e. birth date and place
  • f. parents’/guardians’ names and addresses
  • g. academic awards, degrees and honors
  • h. information in relation to school-sponsored activities, organizations, and athletics
  • i. major field of study
  • j. period of attendance in school
  • k. Photographs, videos, or digital images used for informational or news-related purposes (whether by a media outlet or by the school) of a student participating in school or school-sponsored activities, organizations, and athletics that have appeared in school publications, such as yearbooks, newspapers, or sporting or fine arts programs, except that:

A) No photograph highlighting individual faces shall be used for commercial purposes, including solicitation, advertising, promotion or fundraising without the prior, specific, dated and written consent of the parent or student; and|

B) No image on a school security video recording shall be designated as directory information;

The District shall issue further notification to parent(s)/guardian(s) and students concerning school records, which will contain information regarding the right to object to the release of directory information.


Student Record Challenges

The parent(s)/guardian(s) may challenge the accuracy, relevancy or propriety of the records, except for academic grades. If the challenge is made at the time the student’s school records are being forwarded to another school, no challenge may be made to references to expulsions or out-of-school suspensions. Parents/guardians have the right to request a hearing at which each party has:

  • the right to present evidence and to call witnesses,
  • the right to cross-examine witnesses,
  • the right to counsel,
  • the right to a written statement of any decision and the reasons therefore, and
  • the right to appeal an adverse decision to an administrative tribunal or official to be established or designated by the State Board. That decision may be appealed to Circuit Court.

Parent(s)/guardian(s) may insert a written statement of reasonable length describing their position on disputed information. The school will include a copy of the statement in the student record and any release of the information in dispute.


CUSTODY OF RECORDS OF Students Who Have Left the District

Upon a student’s withdrawal, the student’s complete folder of records shall be forwarded to the District 59 Administration Center by the school principal.
All records shall be forwarded to the office of Educational Services for storage and management until authorized disposal. Upon receipt of a request for records, copies will be made and sent. The originals are maintained by the District as per ISSRA.


Transfer of Records of Students Who Have Been Promoted or Transferred to Another Building in District 59 or High School

Upon a student’s promotion or transfer to another building in District 59, the student’s records shall be forwarded to the building principal of the receiving school who shall be responsible for storing and keeping the records until the student completes active attendance in District 59. Each building principal shall serve as records custodian for that school and shall assure that records are complete and up-to-date, and shall take all reasonable measures to prevent unauthorized access to or dissemination of such records.

Permanent, Temporary, Special Education and copies of the physical examination/ immunization health records shall be forwarded to the office of the Registrar for duplication and storage following promotion to high school.

The designated (building) records custodian shall transfer temporary records, including health records to the receiving school by August 1, following completion of Grade 8.

For students not attending District 214 high schools, all records (Permanent, Special Education and temporary, including health) are sent to the District 59 Registrar, who will copy the records and forward the appropriate records to the student’s high school of attendance.


Right to File A Complaint

Parents who believe that their rights or the rights of their students have been violated by the School District’s failure to comply with the Family Educational Rights and Privacy Act may file a complaint with:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education
400 Maryland Avenue, SW
Washington, D.C. 20202

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Definición de archivos de los estudiantes

Un archivo de estudiante es cualquier anotación u otra información, concerniente a un estudiante mediante la cual se puede identificar al estudiante, que conserve el Distrito, que se conserve por instrucciones del Distrito o que conserve un empleado del Distrito, con la excepción de los archivos que se conserven: (1) en posesión exclusiva de un miembro del personal destruidos no más tarde de la graduación del estudiante o su retiro permanente de la escuela y que no estén accesibles o se revelen a ninguna otra persona, salvo a un maestro sustituto temporal, o (2) oficiales del orden público que trabajen en la escuela. La confidencialidad de los archivos de los estudiantes es regida por la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (conocida en inglés como Family and Educational Rights and Privacy Act o FERPA), así como por la Ley de Archivos Escolares de los Estudiantes de Illinois (conocida en inglés como Illinois School Student Records Act o ISSRA).


Conservación de los archivos escolares de los estudiantes

El Distrito conserva dos tipos de archivos escolares para cada estudiante: archivos permanentes y temporales. Estos archivos pueden estar integrados.

El archivo permanente deberá incluir:

  • información básica que identifique al estudiante, incluyendo el nombre, dirección, fecha y lugar de nacimiento, género y los nombres y direcciones de los padres o tutores del estudiante
  • transcripciones académicas
  • récord de asistencia
  • informe de salud (documentación médica necesaria para la inscripción y prueba de exámenes dentales) e
  • información pertinente a la divulgación de este archivo

No debe haber ningún otro tipo de información en el archivo permanente. El archivo permanente deberá conservarse por lo menos 60 años después de que el estudiante se gradúe, se retire permanentemente o se traslade a otro distrito.

“Archivo temporal del estudiante” significa toda la información que no se requiere mantener en el archivo permanente del estudiante y que deberá consistir de lo siguiente:

  • Una copia de la divulgación de información en el archivo temporal
  • Resultados de los exámenes estatales administrados en los grados primarios (kindergarten al 8º grado)
  • El formulario completado de la encuesta de idioma materno
  • Información acerca de infracciones disciplinarias serias (esto es, aquellas relacionadas con drogas, armas o daño corporal a otra persona) que resultaron en expulsión, suspensión o la imposición de un castigo o sanción
  • Información provista bajo la Sección 8.6 de la Ley sobre el Informe de Abuso y Negligencia de Niños que indica que el Departamento de Servicios para Niños y Familias (conocido en inglés por las siglas DCFS) informó que el abuso o negligencia de un estudiante estaba “fundamentado”
  • Cualquier información biométrica recogida de acuerdo con la Sección 10-20.40 o 34-18.34 del Código Escolar
  • Información relativa a la salud
  • Informes de accidentes
  • Información del historial familiar
  • Resultados de las pruebas de inteligencia
  • Informes de evaluaciones psicológicas, incluyendo información sobre inteligencia, personalidad e información académica obtenida mediante la administración de pruebas, observación o entrevistas
  • Resultados de pruebas de progreso académico de primaria y secundaria
  • Participación en actividades extracurriculares, incluyendo puestos ocupados en clubes u organizaciones auspiciadas por la escuela
  • Honores y premios recibidos
  • Archivos anecdóticos de los maestros
  • Otra información disciplinaria
  • Archivos de educación especial
  • Archivos asociados con planes desarrollados bajo la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973, y
    Cualquier información o informe verificado de personas, agencias u organizaciones no docentes de clara relevancia con la educación del estudiante
  • La información en el archivo temporal indicará el autor y la fecha. El Distrito conservará el archivo temporal del estudiante por un mínimo de cinco años después de que el estudiante se haya transferido, graduado o retirado permanentemente del Distrito. Los archivos temporales que le puedan servir de ayuda a un estudiante con discapacidades que se gradúe o se retire permanentemente del Distrito pueden transferirse después de cinco años a el/los padre(s) o tutor(es) o al estudiante, si es que el estudiante ha heredado los derechos de el/los padre(s) o tutor(es). La escuela deberá explicarle al estudiante y a los padres la utilidad de los archivos en el futuro.

El director de la escuela será responsable de conservar los archivos permanentes o temporales del estudiante mientras esté inscrito en la escuela. Cuando el estudiante se gradúe, traslade o retire permanentemente de la escuela, el director de la escuela o la persona designada por él deberá notificar a el/los padre(s) o tutor(es) y al estudiante la fecha en que se destruirán los archivos permanente y temporal y su derecho a solicitar una copia de los archivos. El director de la escuela coordinará la transferencia de los archivos del estudiante al Departamento de Servicios Educativos para la retención, el duplicado y la destrucción de acuerdo con la Ley de Archivos Escolares de los Estudiantes de Illinois (conocida en inglés como por las siglas ISSRA). Los archivos de los estudiantes deberán revisarse al menos cada 4 años o cuando un estudiante cambie de plantel, lo que ocurra primero, con el fin de verificar y corregir la información.


Acceso a los archivos del estudiante

El Distrito permitirá acceso a los archivos de los estudiantes de la siguiente manera:

  1. Ni el Distrito y ni ninguno de sus empleados podrá divulgar, revelar o conceder acceso a la información contenida en el archivo de un estudiante, excepto bajo las condiciones establecidas en la Ley de Archivos Escolares de los Estudiantes de Illinois.
  2. El/los padre(s) o tutor(es) de un estudiante menor de 18 años, o la persona designada por él/ellos, tendrá(n) derecho a inspeccionar y copiar los archivos escolares del estudiante; un estudiante menor de 18 años tiene derecho a inspeccionar y copiar la información contenida en el archivo escolar permanente. Deberá presentarse una solicitud escrita a esos efectos al custodio de los archivos. Se concederá acceso a los archivos dentro de un periodo de 10 días escolares a partir de que el Distrito haya recibido la petición. Cuando los padres o tutores se divorcien o separen, se permitirá que ambos inspeccionen y copien el archivo escolar del estudiante, a menos que una orden judicial indique lo contrario. A petición de uno los padres o tutores, el Distrito podrá enviar copias de los siguientes documentos a ambos padres o tutores, a menos que una orden judicial indique lo contrario:

a. Informes o archivos de progreso académico,
b. Informes de salud,
c. Avisos de conferencias de padres y maestros
d. Calendarios escolares distribuidos a los padres o tutores, y
e. Avisos sobre eventos de bienvenida, graduaciones y otros eventos importantes que incluyan la interacción entre los estudiantes y los padres o tutores.

Cuando un estudiante llegue a la edad de 18 años, se gradúe de la preparatoria, contraiga matrimonio o ingrese al servicio militar, todos los derechos y privilegios concedidos a el/los padre(s) o tutor(es) se convierten en derechos y privilegios exclusivos del estudiante.

3. El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de los estudiantes a los empleados o funcionarios del Distrito o de la Junta de Educación del Estado de Illinois que tengan un interés activo, demostrable, educativo o administrativo en el estudiante y en el fomento de tal interés sin el consentimiento o aviso a el/los padre(s) o tutor(es). Es esos casos, el acceso estará limitado a satisfacer dicha necesidad.

4. El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de los estudiantes sin el consentimiento de el/los padre(s) o tutor(es) o sin notificar a persona alguna para propósitos de investigación, preparación de informes estadísticos o planificación, siempre y cuando no pueda identificarse a ningún estudiante o a el/los padre(s) o tutor(es) en la información divulgada y la persona a quien se le divulgue la información firme una declaración jurada en la que acepte cumplir con todos los estatutos y reglamentos relacionados con los archivos escolares de los estudiantes.

5. El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de un estudiante conforme a una orden judicial, siempre y cuando se notifique oportunamente por escrito a el/los padre(s) o tutor(es) sobre los términos de la orden, se indique la naturaleza y el contenido de la información que se propone divulgar y se dé oportunidad para inspeccionar y copiar dichos archivos y cuestionar su contenido. No obstante, el Distrito cumplirá con una orden judicial ex parte que le requiera permitir que el Procurador General de EE.UU. o la persona designada por él tenga acceso a los archivos escolares del estudiante sin previo aviso o consentimiento de el/los padre(s) o tutor(es) del estudiante.

6. El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de un estudiante conforme lo requiera específicamente una ley federal o estatal, siempre y cuando el Distrito notifique, por escrito, a el/los padre(s) o tutor(es) o al estudiante elegible, antes de la divulgación, la naturaleza y el contenido de la información que se propone divulgar y el derecho de éstos a inspeccionar, copiar o cuestionar el contenido. Dicho aviso es suficiente si se publica en un periódico local de circulación general o alguna otra publicación dirigida generalmente a los padres involucrados cuando la divulgación de la información se relaciona a más de 25 estudiantes.

7. El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de un estudiante conforme a una orden judicial, siempre y cuando se notifique oportunamente por escrito a el/los padre(s) o tutor(es) sobre los términos de la orden, se indique la naturaleza y el contenido de la información que se propone divulgar y se dé oportunidad para cuestionar su contenido.

8. El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de un estudiante a cualquier persona que tenga en su posesión un consentimiento escrito con fecha vigente, firmado por el/los padre(s) o tutor(es) o un estudiante elegible a quien se le puedan entregar los archivos, la información o el archivo a divulgarse y la razón para su divulgación. El Superintendente mantendrá una copia del formulario de consentimiento en los archivos, y una copia se enviará por correo a el/los padre(s) o tutor(es) o al estudiante elegible. Siempre que el Distrito solicite el consentimiento para divulgar ciertos archivos, el custodio de los archivos deberá informar a el/los padre(s) o tutor(es) o al estudiante elegible que tiene(n) derecho a limitar tal consentimiento a porciones específicas de información en los archivos.

9. El Distrito podrá divulgar los archivos de los estudiantes al custodio de los archivos de otra escuela de Illinois, u otro funcionario con responsabilidades similares fuera de Illinois, donde el estudiante se haya inscrito o tenga intenciones de inscribirse mediante solicitud escrita de dicho funcionario, siempre y cuando, no obstante, el Distrito notifique al padre o tutor o al estudiante elegible, antes de la divulgación, la naturaleza y el contenido de la información que se propone divulgar y el derecho de éstos a inspeccionar, copiar o cuestionar el contenido.

10. El Distrito podrá divulgar información o archivos de los estudiantes en conexión con una emergencia sin el consentimiento del padre o tutor si considera que la información es necesaria para proteger la salud o seguridad del estudiante o de otras personas. El custodio de los archivos deberá tomar esta decisión considerando la naturaleza de la emergencia, la gravedad de la amenaza a la salud o seguridad del estudiante o de otras personas, la relevancia de la información a la luz de la emergencia y si las personas a quienes se entregarán dichos archivos pueden enfrentar la emergencia. El Distrito deberá notificar a el/los padre(s) o tutor(es) o al estudiante elegible tan pronto sea posible que la información se ha divulgado, la fecha de la divulgación, la persona, agencia u organización a quien se divulgó la información, y el propósito de la divulgación.

11. El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de un estudiante a las autoridades juveniles cuando sea requerido para el desempeño de sus funciones oficiales antes del juicio del estudiante, siempre y cuando dichas autoridades certifiquen por escrito que la información no se divulgará a ninguna otra persona excepto cuando lo disponga una ley u orden judicial. El término “autoridades juveniles” significa: (a) un juez de una corte de circuito y los miembros del personal de una corte designados por un juez; (b) las partes en los procedimientos judiciales, según lo dispone la Ley del Tribunal de Menores de 1987, y sus abogados; (c) los oficiales de libertad condicional y defensores del menor nombrados por la corte y autorizados por el juez que preside el caso; (d) cualquier persona o agencia pública o privada que tenga una orden de custodia de la corte; (e) cualquier persona o agencia pública o privada que imparta educación, servicio médico o de salud mental al estudiante cuando la información solicitada sea necesaria para determinar el servicio o tratamiento apropiado para el menor; (f) cualquier posible proveedor de ubicación cuando tal divulgación sea autorizada por la corte para determinar la pertinencia de la posible ubicación; (g) oficiales del orden público y fiscales; (h) las juntas de revisión de prisioneros juveniles y adultos; (i) personal militar autorizado; y (j) personas autorizadas por la corte.

12. El Distrito podrá divulgar información de los archivos de los estudiantes a una agencia gubernamental o agencia de servicio social contratada por una agencia gubernamental durante el desarrollo de una investigación de la asistencia escolar del estudiante conforme a las leyes de Illinois relacionadas con asistencia obligatoria de los estudiantes, siempre y cuando se divulguen los archivos al empleado o agente designado por la agencia.

13. El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de un estudiante a un miembro del comité del Programa de Acción Exhaustiva para el Ofensor Habitual Serio (conocido en inglés como Serious Habitual Offender Comprehensive Action Program o SHOCAP), siempre y cuando:

a. el miembro del comité sea un funcionario o autoridad local o estatal, como se define en la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia.

b. el propósito de la divulgación esté limitado a la identificación de ofensores juveniles habituales y
se use para ponerlos en contacto con recursos en la comunidad conforme a la Sección 5-145 de la Ley del Tribunal de Menores de 1987, y

c. la divulgación, transferencia o diseminación sea consistente con la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia.

El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de un estudiante al Departamento de Salud y Servicios a las Familias conforme a los requisitos del Código Escolar de Illinois y la Ley del Programa de Desayuno y Almuerzo Escolar.

El Distrito podrá conceder acceso o divulgar información contenida en los archivos de un estudiante a la Junta del Estado u otra agencia gubernamental con el fin de evaluar o auditar los programas federales y estatales, así como hacer investigaciones y planificar, pero solo en la medida en que dicha divulgación, transferencia o diseminación sea consistente con la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia.

14. El Distrito cobra $0.35 por página por hacer copias de la información contenida en los archivos de un estudiante. No se le restringirá a un padre o tutor o estudiante alguno hacer copia de la información debido a problemas económicos.

15. Con excepción de lo mencionado a continuación, se deberá mantener dentro del archivo un registro de todas las ocasiones en que se ha divulgado información de los archivos de los estudiantes (incluyendo todas las ocasiones en que se concedió acceso, independientemente de si se hicieron copias del archivo o no). Este registro se mantendrá durante la duración de la vida del archivo del estudiante y solo estará accesible a el/los padre(s) o tutor(es) o el estudiante elegible, el custodio de los archivos u otra persona elegible. El registro de divulgación deberá incluir:

a. la información divulgada o que se hizo accesible,
b. el nombre y la firma del custodio de los archivos,
c. el nombre y el puesto de la persona que obtuvo la divulgación o el acceso,
d. la fecha en que la información fue divulgada o que se otorgó el acceso, y
e. una copia del consentimiento para la divulgación.

No se mantiene información acerca de la divulgación cuando los archivos se divulgan de acuerdo con los términos de una orden de ex parte.


Órdenes de protección

Al recibir una orden judicial de protección, el director de la escuela deberá guardarla en los archivos de un estudiante que sea la “persona protegida” en la orden de protección. No se dará información o archivos a la persona recurrida (conocida en inglés como respondent) en la orden de protección. Cuando un estudiante que es “persona protegida” en una orden de protección se traslade a una escuela pública o privada, o tan pronto como sea posible, el director de la escuela deberá, a solicitud escrita de la parte peticionaria (conocida en inglés como petitioner), proporcionar dentro de un lapso de 24 horas del traslado o en cuanto sea posible, una notificación escrita de la orden de protección junto con una copia certificada de la orden a la escuela adonde el estudiante se haya trasladado.


Información del directorio

El Distrito puede divulgar cierta información de los estudiantes para propósitos de un directorio, excepto cuando el/los padre(s) o tutor(es) prohíba(n) tal divulgación. La información estará limitada a:

  • nombre
  • dirección
  • género
  • grado
  • lugar y fecha de nacimiento
  • nombre y dirección de los padres o tutores
  • premios académicos, diplomas y honores
  • información sobre actividades auspiciadas por la escuela, organizaciones y deportes
  • rama de estudios
  • periodo de asistencia a la escuela
  • fotografías, vídeos o imágenes digitales usadas para propósitos informativos o noticiosos (ya sea por un medio de comunicación o por la escuela) de un estudiante mientras participa en actividades, organizaciones o competencias atléticas escolares o auspiciadas por la escuela y que hayan aparecido en publicaciones escolares, tales como anuarios, periódicos o programas de deportes o artes, excepto

A) No se usarán fotografías en las que se destaquen caras individuales para propósitos comerciales, incluyendo ventas, promoción o recaudación, sin el previo consentimiento específico, escrito y fechado del padre o el estudiante, y

B) No se designarán las imágenes de un vídeo de seguridad de la escuela como información propia de un directorio.

El Distrito enviará información más detallada a el/los padre(s) o tutor(es) y los estudiantes referente a los archivos de los estudiantes, que incluirá información respecto al derecho a objetar la divulgación de la información en un directorio.


Cuestionamientos al archivo del estudiante

El/Los padre(s) o tutor(es) pueden cuestionar la exactitud, relevancia o pertinencia de los archivos del estudiante, con la excepción de las calificaciones académicas. Si el cuestionamiento se hace al momento de enviar los archivos escolares del estudiante a otra escuela, no podrá cuestionar las referencias a las expulsiones o suspensiones fuera de la escuela. El/Los padre(s) o tutor(es) tienen el derecho de pedir una audiencia en la que cada parte tenga lo siguiente:

  • el derecho a presentar pruebas y llamar testigos,
  • el derecho a hacerle preguntas a los testigos,
  • el derecho a asesoramiento legal,
  • el derecho a una decisión escrita y las razones para esta
  • el derecho a apelar cualquier decisión adversa a un tribunal o funcionario administrativo establecido o designado por la Junta del Estado. Esa decisión puede ser apelada a la Corte del Circuito.

El/Los padre(s) o tutor(es) pueden incluir una declaración escrita de longitud razonable para describir su posición en cuanto a la información objeto de la disputa. La escuela incluirá una copia de esta declaración en el archivo del estudiante y copia de la divulgación de información objeto de la disputa.


Custodia de los archivos de los estudiantes que han salido del Distrito

Cuando el estudiante se retire, el director de la escuela deberá mandar el archivo del estudiante al Centro Administrativo del Distrito 59.

Todos los archivos serán enviados a la oficina de Servicios Educativos para almacenaje y manejo hasta que se autorice su destrucción. Cuando se reciba una solicitud de archivos, se harán y enviarán copias. Los originales se mantienen en el Distrito de acuerdo con la ley ISSRA.


Traslado de los archivos de los estudiantes

Cuando el estudiante sea promovido o trasladado a otro plantel escolar en el Distrito 59, los archivos del estudiante se enviarán al director de la escuela que lo recibe y éste será responsable de guardar y mantener los archivos hasta que el estudiante complete el periodo de asistencia activa en el Distrito 59. El director de cada escuela deberá servir como el custodio de los archivos de su escuela y deberá asegurarse de que los archivos estén completos y actualizados, y tomar medidas razonables para evitar el acceso o la divulgación no autorizada de los archivos.

Después de la promoción del estudiante a la preparatoria (high school), se enviarán los archivos permanentes, temporales, de educación especial y copias de los archivos de salud, examen físico y vacunas a la oficina del Registrador para duplicación y almacenamiento.

El custodio designado de los archivos (del plantel escolar) deberá transferir los archivos temporales, incluyendo los archivos de salud, a la escuela que vaya a recibir al estudiante antes del 1º de agosto, una vez completado el 8º grado.

Para los estudiantes que asistan a las preparatorias del Distrito 214, todos los archivos (permanentes, de educación especial y temporales, incluyendo de salud) son enviados al Registrador del Distrito 59, quien copiará los archivos y enviará los archivos adecuados a la preparatoria adonde asistirá el estudiante.


Derecho a presentar una queja

Los padres que crean que sus derechos o los derechos de sus hijos han sido violados porque el Distrito Escolar no cumplió con la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia pueden presentar una queja a:

Family Policy Compliance Office
U.S. Department of Education 400 Maryland Avenue, SW Washington, D.C. 20202

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