Field Trip Request and Approval Procedures

Solicitud de excursión y procedimientos de aprobación

All field trips must be scheduled between 9:00 AM and 1:55 PM unless prior arrangements have been approved by the Principal and the Transportation Department. Field Trip requests will not be processed if the information on the Request Form is incomplete or is not received within the required time frame.

T-40 Field Trip Request Form

 B-41 Field Trip Permission Form English

B-41 Field Trip Permission Form Spanish

SN-010 Field Trip Lunch Request Form

Step 1: Bus Transportation Request

  • Teacher submits the Field Trip Request Form (T-40) to the Principal no less than 4 weeks prior to the trip. Trip requests will be processed in the order in which they are received. Be aware that buses may not be available as requested.

Step 2: Bus Transportation Approval

  • Principal/Secretary forwards request to Transportation Department (santibanez.fernanda@ccsd59.org or gonzalez.mary@ccsd59.org) no less than 3 weeks prior to the trip. Trip requests will be processed in the order in which they are received. Be aware that buses may not be available as requested.
  • Transportation Department confirms bus availability and schedules buses. School Assistant Secretary will be notified availability has been confirmed. School Assistant Secretary notifies teacher.

Step 3: Field Trip Permission Slips, Fee Collection, and Lunch Requests

  • No permission slips or fees are allowed to be distributed and/or collected until the field trip has been approved by the Principal and the Transportation Department. After approval, the teacher sends Field Trip Permission Slip (B-41) home with students. Permission must include any fee to be charged and the option for all parents to request a sack lunch for their child. Parents must respond 2 weeks prior to the field trip.
  • Teacher submits all monies collected to building secretary along with a list of attendees detailing who has paid. DO NOT keep cash or checks with you or in your classroom. All monies collected from students must be deposited by the school secretary. Students who qualify for fee waivers are not required to pay for field trips that are required or are a customary part of a class or extracurricular activity.
  • Secretary must submit a Check Request to cover the entry fees not less than 1 week prior to the trip. Check requests must be received by Accounts Payable on or before the Tuesday of the week prior to the field trip.
  • A Field Trip Lunch Request Form (SN-010) listing all students who have requested a sack lunch must be submitted by the school secretary to Organic Life not less than 1 week prior to the trip. Coolers will be provided to transport milk and are the responsibility of the teacher to distribute at the lunch site. Students who do not qualify for free meals (reduced price or full paying students) must have money in their lunch accounts in order to receive a sack lunch.

Step 4: Student Health Needs and Emergency Information

  • Nurse/health assistant needs to provide updated list of student health concerns and those requiring medication to be included in this request. Be certain student emergency contact information is readily available and accurate.
  • Confirm with your principal the processes and procedures to be followed in case of an emergency. Be sure the school office is fully informed of the teacher’s emergency contact phone number while on the field trip.

Todas las excursiones deben ser programadas entre las 9:00 AM y 1:55 PM a menos que el Director y el Departamento de Transporte hayan aprobado arreglos previos. Las solicitudes de excursión no serán procesadas si la información en el formulario de solicitud está incompleta o no se recibe dentro del plazo requerido.

Formulario de solicitud de excursión T-40

Formulario de permiso de excursión B-41 inglés

Formulario de permiso de excursión B-41 español

Formulario de solicitud de almuerzo de excursión SN-010

PASO 1: SOLICITUD DE TRANSPORTE DE AUTOBUSES

  • El Maestro envía el Formulario de Solicitud de Viaje de Campo (T-40) al Director no menos de 4 semanas antes del viaje. Las solicitudes de viaje se procesarán en el orden en que se reciben. Tenga en cuenta que los autobuses pueden no estar disponibles según lo solicitado.

PASO 2: APROBACIÓN DEL TRANSPORTE DE AUTOBUSES

  • El director / secretario envía la solicitud al Departamento de Transporte (santibanez.fernanda@ccsd59.org o gonzalez.mary@ccsd59.org) no menos de 3 semanas antes del viaje. Las solicitudes de viaje se procesarán en el orden en que se reciben. Tenga en cuenta que los autobuses pueden no estar disponibles según lo solicitado.
  • El Departamento de Transporte confirma la disponibilidad de autobuses y programa los autobuses. Se notificará al Secretario Auxiliar de la escuela que se ha confirmado la disponibilidad. El secretario asistente de la escuela notifica al maestro.

PASO 3: RECORTES DE PERMISO DE CAMPO DE CAMPO, RECAUDACIÓN DE LA TARIFA Y PETICIONES DE ALMUERZO

  • No se permite que se distribuyan y / o se recojan pases o cuotas sin permiso hasta que el Director y el Departamento de Transporte hayan aprobado la excursión. Después de la aprobación, el maestro envía la hoja de permiso de viaje de campo (B-41) a casa con los estudiantes. El permiso debe incluir cualquier honorario a ser cargado y la opción para que todos los padres pidan un almuerzo del saco para su niño. Los padres deben responder 2 semanas antes de la excursión.
  • El maestro envía todos los fondos recaudados a la secretaria del edificio junto con una lista de asistentes detallando quién ha pagado. NO guarde dinero ni cheques con usted ni en su salón de clases. Todo el dinero recolectado de los estudiantes debe ser depositado por el secretario de la escuela. Los estudiantes que califican para exenciones de cuotas no están obligados a pagar por excursiones que son requeridas o son una parte habitual de una clase o actividad extracurricular.
  • El Secretario debe presentar una Solicitud de Cheque para cubrir los gastos de inscripción no menos de una semana antes del viaje. Las solicitudes de cheque deben ser recibidas por Cuentas por Pagar en o antes del martes de la semana anterior a la excursión.
  • Un formulario de solicitud de almuerzo de excursión (SN-010) que incluya a todos los estudiantes que han solicitado un almuerzo de la bolsa debe ser presentado por la secretaria de la escuela a Organic Life no menos de una semana antes del viaje. Se proveerán enfriadores para transportar la leche y serán responsabilidad del maestro distribuir en el almuerzo. Los estudiantes que no califican para las comidas gratis (precio reducido o estudiantes que pagan por completo) deben tener dinero en sus cuentas de almuerzo para recibir un almuerzo de la bolsa.

PASO 4: NECESIDADES DE SALUD DEL ESTUDIANTE E INFORMACIÓN DE EMERGENCIA

  • La enfermera/asistente de salud debe proporcionar una lista actualizada de las preocupaciones de salud de los estudiantes y las que requieren que la medicación se incluya en esta solicitud. Asegúrese de que la información de contacto de emergencia del estudiante esté disponible y sea precisa.
  • Confirme con su director los procesos y procedimientos a seguir en caso de una emergencia. Asegúrese de que la oficina de la escuela esté completamente informada del número de teléfono de contacto de emergencia del maestro durante la excursión.